Przez długi czas pracownicy firmy, którzy przy obsłudze klientów indywidualnych korzystali z kas rejestrujących, nie byli oficjalnie zobligowani do znajomości przepisów fiskalnych. Sytuacja zmieniła się dopiero w połowie 2019 roku, wraz z wejściem w życie bardzo ważnego Rozporządzenia Ministra Finansów. I to właśnie tam pojawiły się wymogi, zgodnie z którymi pracownicy też muszą znać przepisy w sprawie kas rejestrujących – a w szczególności regulacje dotyczące wydawania paragonów fiskalnych.
Zasady rejestrowania sprzedaży i wydawania paragonów fiskalnych
Z jakimi przepisami należy koniecznie zapoznać pracowników firmy, którzy korzystają z urządzeń fiskalnych? Listę zasad można znaleźć w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (dokumencie z 29 kwietnia 2019 roku). Zgodnie z zawartą tam treścią, pracownik musi wiedzieć o tym, że każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego należy zaewidencjonować na urządzeniu fiskalnych. Co więcej, potwierdzeniem tej czynności jest wystawienie i wydanie prawidłowego paragonu fiskalnego – najpóźniej w momencie przyjęcia należności za towar lub usługę (i bez względu na formę płatności).
Warto też pamiętać, że wspomnianego dowodu sprzedaży nie można zastąpić innym dokumentem, np. potwierdzeniem płatności wydrukowanym z terminala. Wydany paragon musi pochodzić z kasy rejestrującej, o czym świadczą m.in. znajdujące się na nim dane: informacje o przedsiębiorcy, stosowanym urządzeniu, dacie transakcji, towarach i usługach czy należnym podatku.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów fiskalnych?
Pracownik firmy, który obsługuje klientów przy użyciu kasy rejestrujących, musi zdawać sobie sprawę z konsekwencji wynikających z nieprzestrzegania przepisów fiskalnych. W załączniku nr 1 do Rozporządzenia MF można przeczytać: „Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.))”. Wynika to przede wszystkim z tego, że „niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana”.
Oświadczenie pomiędzy przedsiębiorcą i pracownikiem
Sama znajomość przepisów fiskalnych to nie wszystko. Przedsiębiorca musi nie tylko zapoznać pracowników z regulacjami dotyczącymi m.in. wystawiania paragonów, ale także sporządzić i podpisać oświadczenie, które potwierdzi ten fakt. Wzór takiego dokumentu, podobnie jak informacja o zasadach prowadzenia ewidencji, znajduje się w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Co ważne, oświadczenie dotyczące znajomości przepisów fiskalnych trzeba sporządzić w 2 identycznych egzemplarzach – dla każdej ze stron. Ponadto, wszystkich formalności z tym związanych należy dopełnić zanim pracownik firmy rozpocznie obsługę klientów przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
wg mnie bardzo dobrze, że powstał taki przepis, bo nie każdy błąd jest z winy przedsiębiorcy. i też z tą odpowiedzialnością jest różnie, bo czasem faktycznie przedsiębiorca ani nie ma wpływu na dane zdarzenie, ani nie może mu zapobiec.