Wskazówki dla podatników zobligowanych do wymiany kas offline na online

W tym momencie wymiana kas fiskalnych offline na online w wybranych działalnościach gospodarczych zbliża się już nie wielkimi, a gigantycznymi krokami. Tak naprawdę zostało na to raptem kilkanaście dni, bo urządzenia zapewniające m.in. łączność z CRK trzeba zainstalować do końca czerwca 2021 roku. O czym powinni pamiętać podatnicy objęci obowiązkiem stosowania kas online, którzy jeszcze nie wdrożyli takiej technologii sprzedaży? Jak wybrać dystrybutora i serwis urządzeń rejestrujących?

Czym wyróżnia się kasa fiskalna online?

Kasy fiskalne online (również drukarki i tzw. kasoterminale) nie są jedynymi urządzeniami rejestrującymi, jakie znajdziemy na rynku. W sprzedaży dostępne są nadal modele offline, czyli technologie starego typu, które posiadają moduły elektronicznej kopii paragonów. Co więcej, pod względem wyglądu obydwa rodzaje technologii sprzedaży są często do siebie podobne. Popularne modele polskich producentów, np. Posnet, Novitus i Elzab, występują po prostu w wariantach offline i online. W działalnościach zobligowanych do wymiany kas należy jednak zwracać uwagę wyłącznie na ten drugi, nowszy rodzaj technologii sprzedaży.

Pewnym ułatwieniem dla podatników jest fakt, że urządzenia łączące się z CRK posiadają zazwyczaj w swoich nazwach dopisek „Online”, np. Nano Online, K10 Online czy Ergo Online. W przypadku takich kas fiskalnych zyskujemy gwarancję dostosowania działalności do nowych wymogów, czyli m.in. możliwość transmitowania danych do Centralnego Repozytorium Kas. „Online” w nazwie nie jest jednak standardem dla wszystkich urządzeń rejestrujących nowszego typu.

Wybór dystrybutora technologii sprzedaży i instalacja urządzenia

Dla podatników zobligowanych do wymiany kas offline na online najprostszym rozwiązaniem będzie oczywiście wybór dotychczasowego dystrybutora technologii sprzedaży, który równocześnie jest odpowiedzialny za świadczenie usług serwisowych. Jednak w ostatnich dniach czerwca 2021 należy spodziewać się wzmożonego zainteresowania urządzeniami nowszego typu, a w rezultacie – ograniczonej dostępności rozwiązań i terminów instalacji. Innymi słowy, nie każdy dystrybutor będzie w stanie zrealizować zamówienie. Jak wtedy na własną rękę szukać alternatywy?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie znalezienie innego dostawcy technologii sprzedaży, który ma swoją siedzibę w najbliższej okolicy od naszej firmy. Lokalizacja ma duże znaczenie, gdyż kasę online trzeba najpierw zainstalować, a w przyszłości również serwisować – m.in. poddawać regularnym przeglądom technicznym. Natomiast w przypadku większej odległości będzie to rodziło problemy i często przełoży się na wyższe koszty.

Osobną kwestią, ale równie ważną, jest swego rodzaju przygotowanie firmy do wdrożenia kasy online. W praktyce wymaga to przede wszystkim zapewnienia dostępu do łącza internetowego, przy użyciu którego urządzenie będzie mogło transmitować dane do CRK. Co ważne, kasy online nie trzeba zgłaszać do Urzędu Skarbowego przed instalacją (jak miało to miejsce w modelach offline). Urządzenie trafi do ewidencji właściwego US po przeprowadzeniu fiskalizacji i nawiązaniu połączenia z Centralnym Repozytorium Kas.

Zainstaluj kasę online w terminie i skorzystaj z ulgi

Warto również przypomnieć, że instalacja kasy online w odpowiednim terminie daje możliwość skorzystania z ustawowej ulgi. Taka refundacja przysługuje podatnikom zobligowanym do wymiany urządzenia najpóźniej do 30 czerwca 2021 roku, a więc m.in. lekarzom, prawnikom, fryzjerom i kosmetyczkom. Ulga za kasę fiskalną online wynosi do 90% wartości kupionego urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł.