Przez wiele lat przedsiębiorcy, którzy chcieli wdrożyć w swoich firmach kasy fiskalne, musieli kupować takie urządzenia na własność. Sytuacja ta zmieniła się dopiero w maju 2019 roku. Wtedy bowiem weszły w życie przepisy, które dopuszczają również stosowanie wynajmowanych kas fiskalnych. O jakich regulacjach prawnych mowa? Do czego obliguje zarówno użytkowanie takiego urządzenia, jak i świadczenie usług najmu?
Nowe Rozporządzenie MF i urządzenia online
We wstępie chodziło oczywiście o nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, które zaczęło obowiązywać 1 maja 2019 roku. To właśnie wspomniany akt prawny dopuszcza możliwość korzystania z wynajmowanej kasy fiskalnej. Warto jednak pamiętać, że ustawodawca wprowadził istotne ograniczenie w tej kwestii, związane z rodzajem urządzenia rejestrującego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wynajmować można wyłącznie kasy i drukarki fiskalne online. Chodzi więc o te modele, których podstawową funkcjonalnością jest transmisja danych do Centralnego Repozytorium Kas.
Obowiązki po stronie wynajmujących i świadczących usługi najmu
Przedsiębiorca, który zacznie korzystać z urządzenia online w ramach umowy najmu, będzie musiał pamiętać o wszystkich obowiązkach wynikających ze stosowania kasy fiskalnej tego typu. Nie ma tu więc wielkich różnic w porównaniu z modelem kupionym na własność. Należy wówczas m.in. zapewnić komunikację z CRK, wykonywać raporty dobowe i miesięczne czy zlecać przeglądy techniczne (nie rzadziej niż co 2 lata). Co więcej, przedmiotem umowy najmu może być wyłącznie urządzenie online, które w momencie podpisywania umowy posiada ważną homologację GUM oraz nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną.
I tutaj przechodzimy już do obowiązków po stronie podmiotu świadczącego usługi wynajmu kas. Po pierwsze, przed każdym kolejnym najmem danego urządzenia należy zadbać o to, aby posiadało ono nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Po drugie, należy wówczas zlecić dodatkowy przegląd techniczny wynajmowanej kasy. Po trzecie, przy podpisywaniu umowy z wynajmującym trzeba przekazać mu informacje o serwisie głównym (producencie) lub podmiocie świadczącym usługi serwisowe (dystrybutorze) oraz, cytując Rozporządzenie MF: „kopię dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenie o nabyciu kasy zawierające w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie”.
Co z ulgą za pierwszą kasę lub obowiązkową wymianę?
Aktualnie przepisy dopuszczają przyznanie ulgi za kasę fiskalną online w 2 sytuacjach – albo przy wdrożeniu pierwszego urządzenia w firmie, albo w przypadku obowiązkowej wymiany dotychczasowej technologii sprzedaży. Refundacja może wynieść do 90% wartości danego modelu, jednak nie więcej niż 700 zł. Niemniej, wynajem kasy fiskalnej online uniemożliwia skorzystanie z ustawowej ulgi. Zarówno wtedy, gdy będzie to pierwsze urządzenie rejestrujące w firmie, jak i przy obowiązkowej wymianie „starego” modelu.
Bardzo ciekawy artykuł! nie wiem czy akurat chciałbym skorzystać z takiej możliwości, ale przede wszystkim nie wiedziałem, że w ogóle można wynająć urządzenie fiskalne :O pozdrawiam!