Dlaczego właściwie elektroniczna kopia paragonów?

Wbrew pozorom, pytanie zawarte w tytule wcale nie jest bezzasadne. Coraz więcej się o niej mówi, coraz częściej też producenci wyposażają w nią swoje urządzenia fiskalne. Ale ci sami twórcy technologii sprzedaży wciąż mają w ofercie modele z tradycyjną, papierową kopią. Czy to oznacza, że nowocześniejsze rozwiązanie posiada pewne mankamenty? Przyjrzyjmy się tej kwestii wspólnie.

Obowiązek przechowywania kopii paragonów

Wydawałoby się, że to raptem tylko jedna funkcja, szczegół, o który nie warto się spierać. Jednak wbrew pozorom, ta jedna opcja ma znaczący wpływ nie tylko na komfort pracy, ale również przestrzeganie przepisów fiskalnych.

To dlatego, że każdy podatnik, dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych i korzystający z urządzenia fiskalnego, musi przechowywać kopie wystawionych paragonów. I to przez okres 5 lat! W innym wypadku – łamie przepisy i może się spodziewać konsekwencji, jeśli Urząd Skarbowy, podczas niezapowiedzianej wizyty, będzie miał tu coś do wytknięcia. A okres 5 lat to niemało, co za chwile okaże się ważne przy omawianiu poszczególnych rozwiązań.

Kopia tradycyjna, kopia elektroniczna

Jeszcze nie tak wiele lat temu nie rozmawialibyśmy na ten temat. Ponieważ nie było innego rozwiązania, jak to, które dziś nazywane jest tradycyjnym lub papierowym.

Polega ono na tym, że urządzenie korzysta z 2 rolek. Jedna służy do wystawiania paragonów dla nabywców, a druga – do umieszczania na nich kopii tych dokumentów. Zapełnione rolki należy trzymać w miejscu suchym i ciemny. Dlaczego? Bowiem urządzenia fiskalne nie drukują za pomocą atramentu – istotną rolę odgrywa tu papier termiczny, który niestety ma dość niską trwałość. A przypomnijmy: mówimy o danych mających zachować swą czytelność przez 5 lat.

W związku z tym coraz większą popularność zyskuje elektroniczna alternatywa – zapis kopii w postaci cyfrowej, na niedużej karcie pamięci, z powodzeniem zastępującej drugą rolkę papieru (i to niejedną).

Elektroniczna kopia – obraz postępujących zmian

Choć pewnie nie wszyscy czują się swobodnie wśród nowoczesnych rozwiązań, a niektórzy też, podczas zakupu urządzenia fiskalnego, będą starali się zminimalizować wydatki – trudno jest wskazać realne wady elektronicznej kopii. Z prostego powodu: oferuje ona wiele korzyści, dotyczących poszczególnych aspektów działalności handlowej.

Po pierwsze – eliminuje obowiązek gromadzenia wielu papierowych wydruków. Po drugie – pozwala zastosować urządzenie o znacznie mniejszych gabarytach. Po trzecie – umożliwia szybkie i łatwe zarchiwizowanie danych na komputerze oraz innych nośnikach (dodatkowe zabezpieczenie). I po czwarte – wyjściowy koszt kasy lub drukarki fiskalnej z elektroniczną kopią paragonów po pewnym czasie się zwraca, co ma związek z niskimi wydatkami na materiały eksploatacyjne (w końcu takie urządzenie korzysta z tylko jednej rolki, nie zaś dwóch).

Czy trzeba coś jeszcze dodawać? Jeśli tak – wyraźcie swoje opinie w komentarzach!