Polscy przedsiębiorcy są zobligowani do przechowywania różnych dokumentów. W przypadku tych podatników, którzy korzystają z kas rejestrujących, najczęściej mówi się o archiwizowaniu kopii paragonów fiskalnych. Warto jednak pamiętać, że nie tylko takie dane trzeba starannie przechowywać. Użytkownicy urządzeń fiskalnych muszą również posiadać prawidłowo wypełnione książki serwisowe swoich kas.
Dlaczego akurat taka dokumentacja?
Każdy przedsiębiorca, który zainstaluje w swojej firmie kasę fiskalną, wraz z kupionym urządzeniem otrzyma książkę serwisową. Jest to dokumentacja przypisana do konkretnego modelu. Świadczy o tym m.in. to, że do książki serwisowej wpisuje się np. numer ewidencyjny kasy rejestrującej (nadany przez Urząd Skarbowy). Taka dokumentacja zawiera oczywiście znacznie więcej istotnych informacji. W książce urządzenia fiskalnego znajdziemy dane dotyczące nie tylko producenta, ale także serwisu czy samego podatnika. Co za tym idzie, podatnik jest zobligowany do starannego przechowywania takiej dokumentacji. Zgodnie z przepisami, książkę serwisową kasy należy posiadać przez cały okres użytkowania konkretnego urządzenia.
Wpisy do książki urządzenia fiskalnego
Ważną kwestią, związaną z przechowywaniem książki urządzenia rejestrującego, jest udostępnianie tej dokumentacji firmie odpowiedzialnej za wykonywanie usług serwisowych. W największej mierze dotyczy to wpisów na temat obowiązkowych przeglądów technicznych. Po każdej usłudze tego typu serwisant powinien bowiem umieścić odpowiednią adnotację w książce kasy. A ma to duże znaczenie m.in. w przypadku kontroli przeprowadzanych przez urzędników skarbowych. Bardzo często zwracają oni uwagę nie tylko na to, czy podatnik w ogóle posiada książkę serwisową swojego urządzenia fiskalnego, ale także na adnotacje znajdujące się w omawianych dokumentach.
Jak otrzymać duplikat?
Nierzadko dochodzi do sytuacji, w której podatnik zgubił lub zniszczył książkę serwisową kasy fiskalnej. W funkcjonujących przepisach jednoznacznie określono, jak należy postępować, aby otrzymać duplikat tej dokumentacji. Po pierwsze, podatnik musi niezwłocznie poinformować właściwy Urząd Skarbowy o tym, że zgubił lub zniszczył książkę serwisową swojego urządzenia. Takiego zawiadomienia należy dokonać w formie pisemnej. Po drugie, duplikat dokumentacji może zostać wydany wyłącznie przez producenta kasy rejestrującej. W tym celu należy się do niego zgłosić z kopią zawiadomienia, które zostało wcześniej złożone w US.
Ehh, kwestia ta jest dla mnie jasna jak słońce, bo kiedyś miałam sytuację, że musiałam uzyskać duplikat książki serwisowej 🙁