Nie jest obowiązkowa, ale warto ją mieć – rezerwowa kasa fiskalna

Żadne przepisy nie wymuszają na przedsiębiorcy, aby zainstalował w firmie rezerwową kasę rejestrującą. Równocześnie jednak, jeżeli podatnik nie może używać swojego urządzenia fiskalnego, bo np. uległo ono niespodziewanej awarii, jedynym ratunkiem okazuje się właśnie „zastępczy” model. Jak i w którym momencie wdrożyć w firmie kasę rezerwową? Kiedy będzie to opłacalne dla podatnika?

Co przepisy mówią na ten temat?

Tak jak wspomnieliśmy, obowiązujące regulacje prawne nie wymagają od przedsiębiorcy posiadania rezerwowej kasy fiskalnej. Nie oznacza to jednak, że w przepisach w ogóle nie ma mowy o takim urządzeniu. Wręcz przeciwnie… Ustawa o podatku od towarów i usług jednoznacznie definiuje taką technologię sprzedaży: „Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży” (art. 111 ust. 3).

Kiedy dodatkowe urządzenie jest potrzebne?

Trudno jednoznacznie rozstrzygnąć tę kwestię… Rezerwowa kasa fiskalna okazuje się praktycznym rozwiązaniem w każdym przedsiębiorstwie, w którym pojawią się ewentualne problemy z urządzeniem stosowanym na co dzień. Pytanie tylko, w jaki sposób przewidzieć takie kłopoty 😉

Ogólnie można przyjąć, że model rezerwowy to dobra propozycja dla działalności gospodarczych, które każdego dnia obsługują wielu klientów indywidualnych i wystawiają mnóstwo paragonów. Ewentualna awaria kasy może bowiem wywołać wtedy dotkliwe straty finansowe. Jeżeli jednak przedsiębiorca sporadycznie korzysta z urządzenia rejestrującego i tylko od czasu do czasu wystawia paragony, wdrożenie modelu rezerwowego wydaje się mniej zasadne. Niemniej, wszystko w tym przypadku zależy od decyzji właściciela firmy.

Ulga za pierwsze kasy – podstawową i rezerwową

Pisząc w największym skrócie, instalacja rezerwowej kasy fiskalnej nie różni się niczym od wdrożenia „podstawowego” urządzenia rejestrującego. Przedsiębiorca musi wtedy dopilnować wszystkich formalności, które zostały zdefiniowane w obowiązujących przepisach. Warto jednak podkreślić, że kasę rezerwową najlepiej zainstalować w firmie w tym samym momencie, co pierwsze, standardowe urządzenie fiskalne. W przypadku obydwu modeli podatnik będzie mógł wtedy skorzystać z refundacji części wydatku z budżetu państwa. Ulga wyniesie maksymalnie 90% wartości każdego z urządzeń, jednak nie więcej niż po 700 zł.